1.Toplanan bitkinin botanik spefikasyonu:
- Bilimsel ve lokal ismi
- Doğal olarak yetişme ve çoğalma şekli

2.Toplama Yerinin Tanımlanması:
- Toplama yerinin/ yerlerinin ölçekli haritası
- Haritada toplama yapılacak yerlerin işaretlenmesi, isimlerinin, yazılmış olması
- Tarımsal üretim yapılan yerlere, sanayi bölgesine , caddelere olan uzaklığı
- Toplama yapılacak yerin toplam kapasitesi, kendinden yetişen bitkiler, çiçeklerin neler olduğu
- Toplama yerinin nasıl kullanıldığı: örneğin: üçe bölünerek mi toplanıyor, yoksa her yıl
aynı kısımdan mı toplanıyor?
- Bölgede varsa yapılan bakım çalışmaları

3.Projenin Organigramı:
- Toplayıcıların listesi: İsim, günlük toplanan miktar, nereden, ne kadar
- Depoların listesi, kayıtları
- Sorumlu kişilerin kimler olduğu, sorumlulukları,
- Diğer aşamalar: işleme, ihracat yapacak firmaların listesi
- Toplama prosedürünün tanımlanması
- Toplamadan sorumlu kişi veya aracı tüccar ile müteşebbisin arasında yapılmış
sözleşme

4.Toplanan Bitkiler:
- Neresinin toplandığı
-Toplayıcılar, toplamanın nasıl, ne zaman yapılacağı konusunda eğitiliyorlarmı? Kimin tarafından nasıl, hangi zaman aralıklarında? Toplama yapılırken orman idaresi görevlilerince denetleniyorlar mı?

5.Aktüel Toplama İzin belgesi (Kurumun antetli kağıdına yazılmış):

6. En az son 3 yıl toplama bölgesinde herhangi bir kimyasal-sentetik ilaç veya gübre
müdahalesinde bulunulmadığına dair belge (Orman müdürlüğünden )

7.Toplanacak miktar

8.Satınalım makbuzları, aracı tüccarla yapılan sözleşme